EBP Consulting helpt uw administratie
De experts van EBP Consulting staan de administraties dagelijks bij in veel taken die verband houden met overheidsopdrachten.
EBP Consulting helpt u bij de voorbereiding, opmaak, bekendmaking, gunning en uitvoering van uw overheidsopdracht.
Wij ondersteunen u tijdens de gehele overheidsopdrachtprocedure, om ervoor te zorgen dat de wetgeving wordt nageleefd.
Volledige controle over elke stap van het proces van een overheidsopdracht
-
1. Voorbereidingsfase
1. Voorbereidingsfase
Alvorens de opdracht te lanceren, moet de administratie nadenken over wat zij aan het einde van de procedure wil bereiken en vooral over de middelen die nodig zijn om dat doel te bereiken.
Enerzijds moet zij haar behoeften nauwkeurig omschrijven en nadenken over de contouren van de te lanceren opdracht: welk voorwerp? Wat voor opdracht? Welke structuur? Welke criteria moeten worden gebruikt om de economisch meest voordelige offerte te bepalen? Mocht het moeilijk zijn om deze behoefte vast te stellen, dan kunnen wij u helpen tijdens brainstormsessies, maar ook bij het uitvoeren van prospecties bij de ondernemers, dit alles in overeenstemming met de wetgeving.
De administratie moet anderzijds een raming maken van de interne middelen die nodig zijn voor de uitvoering van de overheidsopdracht. Als u een overdaad aan werk vaststelt of een gebrek aan medewerkers om de opdracht op te maken, vraag het ons dan.
Voorbeeld:
U wilt software installeren binnen uw administratie om de aanvragen van burgers te verwerken.
Enkele vragen die moeten worden gesteld:
-- Welk type software gebruiken?-
- Recyclen, bestaande software aanpassen?
- Een software ontwikkelen of een bestaande oplossing aanschaffen?
- Welke hosting? Intern, extern?
- Wat zijn de wettelijke verplichtingen die verder gaan dan de wetgeving inzake overheidsopdrachten? GDPR? Veiligheid? Bescherming? Identificatie? EID?
- Wie van uw IT-afdeling kan instaan voor het dagelijks beheer van de uitvoering van de opdracht?
-Zal mijn toekomstige medecontractant het onderhoud en de updates uitvoeren? Of kan ik het zelf doen?
- Welk budget moet voor de implementatie worden uitgetrokken?
- Hoe lang duurt het om de database te migreren?
- Hoeveel extra werkuren betekent dit voor welke afdeling?
- Wie zal in staat zijn om de verschillende ontvangen offertes technisch te vergelijken?
- enz...
-
2. Opmaakfase
2. Opmaakfase
Zodra de behoefte is gedefinieerd, kiest u de toe te passen procedure, afhankelijk van het voorwerp en de geschatte waarde. Om ervoor te zorgen dat de procedure voor het plaatsen van overheidsopdrachten zo goed mogelijk verloopt, maakt u een bijzonder bestek op waarin de modaliteiten voor het gunnen van de opdracht, de uitvoeringsregels en de technische voorschriften worden vermeld.
Wij kunnen u helpen bij het opmaken van het bijzonder bestek, het nalezen ervan of zelfs het opmaken van bijzondere bestekken op maat voor alle procedures die u wenst en per type opdracht (werken, leveringen of diensten).
Voorbeeld:
U schat dat de aankoop van een reeds ontwikkelde software voor de verwerking van burgeraanvragen 200.000 euro exclusief btw bedraagt, maar daarnaast kost het onderhoud (helpdesk en update van de oplossing) voor 4 jaar 40.000 euro exclusief btw. Aangezien uw behoefte wordt geraamd op 240.000 euro exclusief btw, d.w.z. boven de huidige Europese drempels, maakt u een bijzonder bestek op voor een openbare of niet-openbare Europese procedure.
-
3. Bekendmakingsfase
3. Bekendmakingsfase
De overheidsopdracht krijgt vorm omdat op dit moment, volgens de procedures, het bijzonder bestek moeten worden bekendgemaakt via de juiste media of de ondernemers moeten worden geraadpleegd. Bekendmaking of raadpleging is dus een cruciale stap in het proces, omdat dit overeenkomt met de datum waarop de overheidsopdracht van start gaat, waardoor de regels die van toepassing zijn op de gehele opdracht worden vastgesteld.
Wij kunnen u uitleg geven over het gebruik van het E-Procurement platform en u helpen bij de bekendmaking van uw aankondigingen..
Voorbeeld:
U hebt ervoor gekozen gebruik te maken van de Europese openbare procedure: u zult dus via het E-Notification platform een aankondiging van de opdracht publiceren in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie.
-
4. Selectiefase
4. Selectiefase
Na het verstrijken van de uiterste termijn voor de indiening van de inschrijvingen selecteert de administratie alleen de inschrijvers of kandidaten die een offerte of aanvraag tot deelneming hebben ingediend, die niet van de opdracht zijn uitgesloten en die, indien van toepassing, aan de selectiecriteria voldoen. Daarvoor is het van essentieel belang om het juridische kader te kennen dat aan de selectie ten grondslag ligt, en in het bijzonder de verplichtingen die op u van toepassing zijn.
Wij kunnen u van tevoren adviseren bij de keuze van de selectiecriteria en minimumeisen, maar wij kunnen u ook helpen bij de analyse van dit deel van de offertes of aanvragen tot deelneming.
Voorbeeld
U vroeg minstens dat kandidaten of inschrijvers 2 referenties hebben voor de levering van een gelijkaardig product tijdens de laatste 3 jaar. Een inschrijver heeft twee zeer goede referenties, maar één is van 2013. Wat moet u doen?
-
5. Gunningsfase
5. Gunningsfase
Na analyse van de conformiteit van de offertes zal de administratie ze vergelijken met de gunningscriteria die vooraf in het bijzonder bestek zijn vastgelegd en zo de economisch meest voordelige offerte bepalen.
Het analyseren en evalueren van offertes is niet altijd eenvoudig indien u niet over de juiste instrumenten en een goede werkwijze beschikt. Wij kunnen u helpen en ondersteunen bij de analyse van de offertes, bijvoorbeeld door het opmaken of nalezen van de gemotiveerde gunningsbeslissing. Dit zal u helpen de juiste opdrachtnemer te kiezen.
Voorbeeld:
Een inschrijver heeft in zijn inventaris niet de prijs van de vereiste optie voor levering van een gateway met de beheersoftware van de gemeente vermeld? Hoe gaat u het aanbod vergelijken met dat van andere inschrijvers die deze optie wel hebben voorzien en die daarom veel duurdere offertes hebben?
-
6. Uitvoeringsfase
6. Uitvoeringsfase
De opdrachtnemende inschrijver voert de opdracht uit overeenkomstig zijn offerte en de bepalingen van het door de overheid opgemaakte bijzondere bestek. U kunt problemen ondervinden(vertragingen, tekortkomingen), verschillen in de interpretatie van de opdracht met uw opdrachtnemer of de noodzaak om de opdracht te wijzigen. Wij kunnen u adviseren en ondersteunen bij de uitvoering.
Identificeer tijdens deze fase ook de moeilijkheden die u tegenkomt om ze te vermijden bij een toekomstige opdracht.
Voorbeeld:
Uw opdrachtnemer heeft de oplossing nog steeds niet voor u geïmplementeerd, terwijl hij dit 1 maand geleden contractueel had moeten doen. Wat moet u doen?
Wie zijn de klanten van EBP Consulting?
EBP Consulting staat regelmatig verschillende publieke en private organisaties bij door hen te voorzien van advies, begeleiding, (inhouse) opleidingen en ICT-instrumenten in het kader van overheidsopdrachten. EBP heeft sinds zijn oprichting bijgedragen aan meer dan 10.000 openbare projecten.
Zie hieronder enkele voorbeelden van organisaties die op ons vertrouwen.
