De impact van de COVID-19 pandemie op overheidsopdrachten
We beantwoorden uw vragen
De COVID-19 pandemie zorgt ervoor dat overheden terecht harde maatregelen nemen in het belang van de volksgezondheid. Helaas verstoren deze de werking van ondernemingen op een ongeziene schaal, ook in de publieke sector. De op 27 maart 2020 aangekondigde verlenging van de maatregelen tot minstens 19 april 2020 maakt het er bovendien niet eenvoudiger op. Dit artikel probeert daarom de pertinente vragen van ondernemingen hierover op te lijsten en te beantwoorden.
Uw vragen over de impact van het coronavirus
Heeft u ook vragen over deze nieuwe situatie? Neem contact met ons op en we zullen uw vragen zo snel mogelijk beantwoorden.
EBP Consulting
Vraag 1: Valt de markt met overheidsopdrachten nu stil?
Nee. Hoewel overheidsdiensten maximaal thuiswerken en kantoren gesloten zijn moeten ook zij de dienstverlening blijven garanderen. Momenteel zijn er ongeveer 2.500 nieuwe overheidsopdrachten gepubliceerd op het e-Notification platform. De verwachting is dat dit aantal niet snel zal verminderen.
Wat echter wel kan gebeuren is dat overheden ofwel bepaalde contracten uitzonderlijk zullen verlengen om te dienen als ‘overbrugging’ ofwel enkele contracten versneld gaan gunnen via een beperkte procedure om redenen van ‘dwingende spoed’. Dit kan echter enkel in uitzonderlijke gevallen en is gebonden aan strikte voorwaarden. Deze praktijk zal daarom geen algemene ingang vinden. Het merendeel van de contracten zal dus nog steeds via de klassieke manier in de markt gezet worden. Al kan het wel voorvallen dat de aanbesteder in dringende gevallen de indieningstermijn kan verkorten.
Vraag 2: Wat als ik de offerte onvoldoende kan voorbereiden of bepaalde attesten niet kan aanleveren?
Het kan voorvallen dat je als onderneming bepaalde informatie niet kan aanleveren of sommige attesten niet kan voorleggen door bv. de sluiting van bepaalde overheidsdiensten. In principe betekent dit een (substantiële) onregelmatigheid van de offerte. Toch hoeft dit niet onoverkomelijk te zijn. Zo kan je in eerste instantie vóór de indiening de aanbesteder hierover aanspreken en proberen samen een oplossing te vinden. Daarnaast kan je alle mogelijke stukken bij de offerte voegen die aantonen dat het attest niet kon bekomen worden samen met de vraag om deze situatie zo flexibel mogelijk te behandelen in het licht van de crisismaatregelen.
Vraag 3: Wat als je twijfelt of je de offertevoorwaarden zal kunnen aanhouden na de indiening van de offerte?
De wetgeving voorziet in geen enkele mogelijkheid om de offerte te wijzigen na de opening, behalve in zeer specifieke gevallen (zie vraag 5). Gezien de hoogst uitzonderlijke situatie kan dit echter een probleem vormen. Denk maar aan de situatie waarbij bepaalde cruciale medewerkers of onderaannemers na de opening zouden uitvallen.
Ook hier biedt de wetgeving geen specifiek antwoord. Daarom lijkt het ons aan te raden om hier zo transparant mogelijk over te communiceren met de aanbesteder vóór de indiening van de offerte alsook in de offerte zelf. Probeer echter te vermijden dat de aanbesteder dat kan aanzien als een voorbehoud bij de offerte door deze clausules uitdrukkelijk apart op te nemen in de offerte met een duidelijke verwijzing naar de COVID-19 pandemie. Probeer ook concreet aan te duiden welke elementen onderhevig zouden kunnen zijn aan veranderingen. Moedig daarbij de aanbesteder aan om bij twijfel contact op te nemen met je onderneming.
Vraag 4: Wat met plaatsbezoeken en/of infovergaderingen in het kader van een nieuwe overheidsopdracht? Wat met plaatsbezoeken in de buurlanden?
Plaatsbezoeken kunnen nog steeds doorgaan als dit essentieel is voor het indienen van een offerte. Bij een plaatsbezoek ben je dan wel verplicht de regels van ‘social distancing’ te respecteren. Infovergaderingen kunnen eveneens doorgaan mits deze online worden georganiseerd. Speel echter steeds op veilig en contacteer de betrokken aanbesteder voor meer informatie en richtlijnen hieromtrent.
Plaatsbezoeken in de buurlanden kunnen eveneens doorgaan als dit essentieel is voor het opmaken van de offerte. Hier zijn geen bijzondere voorwaarden aan verbonden. Moet je echter naar Frankrijk reizen dan heb je sinds 17 maart een eenmalig attest nodig. Meer info kan je vinden op de website van de Franse overheid.
Vraag 5: Wat met overheidsopdrachten die nog niet gegund zijn? Wat met gesloten contracten die starten op een tijdstip wanneer de maatregelen nog van kracht zullen zijn?
Door middel van de verbintenistermijn kan de offerte na indiening niet meer gewijzigd worden. Deze opdrachten zullen dus gewoon gegund worden conform de geldende regels. Bij vertraging van het evaluatieproces kan de verbintenistermijn echter dreigen te verlopen. In dat geval zal de aanbesteder de vrijwillige verlenging van de verbintenistermijn vragen. Indien de onderneming dit weigert, moet de aanbesteder vlak voor de gunning opnieuw de vraag stellen of de offerte gehandhaafd blijft. Indien de onderneming de offerte aanpast, is de aanbesteder verplicht de offerte opnieuw te vergelijken om vast te stellen of deze nog steeds de economisch meest voordelige offerte is. Indien niet wordt de opdracht gegund aan de nieuwe eerst gerangschikte.
Bij reeds gesloten contracten kan de aanbesteder in overleg met de opdrachtnemer besluiten de opdracht te wijzigen door de start uit te stellen naar een latere datum. De wetgeving voorziet niet specifiek in deze situatie wat betekent dat dit tussen de opdrachtnemer en de aanbesteder onderling moet worden geregeld. Let wel dat elke wijziging van het contract steeds moet voldoen aan de voorwaarden bepaald in het KB Uitvoering van 14 januari 2013.
Vraag 6: Wat als ik na de gunning en de sluiting mijn verbintenissen tegenover de aanbesteder niet meer kan nakomen?
Elke onderneming die door de epidemie zodanig hinder ondervindt dat deze de verbintenissen niet meer kan nakomen, moet binnen de 30 kalenderdagen na deze gebeurtenis(sen) of nadat hij deze normaal had moeten kennen de betrokken aanbesteder hierover schriftelijk berichten. Een loutere e-mail is voldoende. Let er wel op dat je steeds bondig de invloed van de ingeroepen feiten op het verloop en de kostprijs van de opdracht vermeldt. Indien je daarbij kan aantonen dat je deze gevolgen niet kon verhelpen ondanks alle nodige inspanningen kan je aanspraak maken op een herziening van het contract.
Standaard bestaat de herziening uit de verlenging van de uitvoeringstermijn. Indien je echter een belangrijk (financieel) nadeel leed kan je ook aanspraak maken op een andere vorm van herziening of op de verbreking van de opdracht zonder dat je een schadevergoeding zal moeten betalen.
Vergeet wel niet je verplichting om, op straffe van verval, de becijferde rechtvaardiging van het voorgaande verzoek schriftelijk over te maken aan de aanbesteder ofwel vóór het verstrijken van de contractuele termijnen om termijnverlenging of de verbreking van de opdracht te verkrijgen, ofwel uiterlijk 90 dagen volgend op de datum van de kennisgeving van het PV van voorlopige oplevering in geval van een andere herziening dan termijnverlenging of verbreking, ofwel uiterlijk 90 dagen na het verstrijken van de waarborgperiode indien de feiten en omstandigheden zich voordeden binnen de waarborgperiode en in geval je een andere herziening dan termijnverlenging of verbreking wenst te verkrijgen.
Het contract of het bestek kan bovenstaande echter meer in detail en/of gunstiger uitwerken. Kijk daarom zeker voor elk van uw publieke contracten de relevante stukken na. In uiterste nood kan u bovendien nog steeds terugvallen op het begrip ‘overmacht’, dat u eveneens kwijt van uw verplichtingen mits uw situatie voldoet aan de voorwaarden. De belangrijkste hiervan is dat de uitvoering van de overeenkomst onmogelijk is en niet enkel is bemoeilijkt.
Vraag 7: Wat met de betalingen door de aanbesteders? Zullen deze stilvallen?
De Vlaamse overheid zet op haar website de puntjes op de i: de overheid kan én moet haar opdrachtnemers blijven betalen. Meer zelfs: de Vlaamse overheid vraagt haar administraties, de steden en gemeenten om betalingen zelfs te bespoedigen. Ook de federale overheid past dezelfde principes toe, net als het tijdelijk niet eisen van straffen of boetes bij vertraging of niet-uitvoering indien deze toe te schrijven zijn aan de coronacrisis.
Bovendien kan een aanbesteder beslissen om de periodiciteit van betalingen aan te passen op vraag van de ondernemers. Zo kunnen (half-)jaarlijkse betalingen, of betalingen na beëindiging van de opdracht vervangen worden door bv. maandelijkse betalingen. De basisregel blijft echter wel dat betaling slechts mogelijk is in geval van verstrekte en aanvaarde prestaties en dus pas na verantwoording van het gevorderde bedrag door de onderneming.
