Welke reflexen moet een aanbesteder in deze moeilijke tijden aannemen?
Zodra de epidemie als zodanig op het politieke niveau wordt behandeld, moet de uitvoerende tak ernaar handelen. Het recht inzake overheidsopdrachten is, in lekentaal, niet voorbereid op de huidige situatie.
Het is aan de aanbestedende diensten om alle maatregelen van gezond verstand te nemen die deze situatie vereist.
Bedrijven, al dan niet van goede wil, worden rechtstreeks en onrechtstreeks geconfronteerd met de gevolgen van de maatregelen die zijn genomen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan.
Zelfs als ze niet gedwongen worden hun deuren te sluiten, krijgen ze geen bestellingen meer voor apparatuur en materialen, althans niet binnen de normale tijdsbestekken.
Zij hebben geen toegang meer tot bepaalde quarantainegebieden en zijn verplicht om alle preventieve maatregelen ten aanzien van hun personeel na te leven, wat hun werk zeker verstoort.
De onrechtstreekse gevolgen voor de bedrijven komen van hun werknemers, die zelf ziek kunnen worden, zich om familieleden bekommeren of voor hun kinderen moeten zorgen.
Deze periode is zeker complex in het nakomen van verplichtingen die dateren van vóór de epidemie.
3 verschillende fasen voor overheidsopdrachten
Overheidsopdrachten kunnen zich in 3 verschillende fasen bevinden: die in voorbereiding, die in de gunningsfase en die in uitvoering.
Nu kunnen de aanbestedende overheden meer dan ooit de tijd nemen om gewetensvol de overheidsopdrachten voor de komende maanden voor te bereiden. Er is geen reden om je te haasten, integendeel. Het is nu tijd om:
- de publicatie van een reeks aankondigingen van opdrachten uit te stellen
- of te voorzien in verlengde termijnen voor de indiening van verzoeken tot deelneming en offertes.
Het ideaal lijkt de combinatie van deze twee opties te zijn, waarbij ondernemers deze intense periode van telewerk kunnen benutten om kwaliteitsvolle offertes af te leveren voor de opdrachten die zich daartoe lenen. En, omgekeerd, om die opdrachten in de koelkast te zetten die een investering vergen die in deze periode niet haalbaar is (bijvoorbeeld wanneer een bezoek van de locatie verplicht is en die zich in een besmet gebied bevindt).
Voor reeds bekendgemaakte opdrachten moet de uiterste termijn voor de indiening van de offertes in voorkomend geval worden verlengd. Onder de publicatiedrempels zou de aanbesteder contact moeten opnemen met de geraadpleegde ondernemingen om te bepalen of uitstel noodzakelijk is. Dit zal ingewikkelder zijn bij procedures met bekendmaking, maar niets belet de aanbesteders om contact op te nemen met bepaalde ondernemingen die in de betrokken sector actief zijn, teneinde de stemming te peilen en dienovereenkomstig te handelen.
Wat de lopende werkzaamheden betreffen, zal de aan te nemen houding een gevaarlijke evenwichtsoefening zijn tussen, enerzijds, de noodzaak om bepaalde projecten op tijd af te ronden en, anderzijds, een constructieve en begripvolle reactie. Alvorens de schroeven ten opzichte van de bedrijven aan te draaien of te veel toegevingen te doen, zou het voor de gesubsidieerde projecten goed zijn om een dialoog aan te gaan met de subsidiërende overheid, om zo de onzekerheid over de gevolgen van een vertraging als gevolg van de huidige gezondheidscrisis weg te nemen.
Stel ons uw vragen
De planeet beeft in deze coronatijden. Regeringen proberen de verspreiding van het virus tegen te gaan maar hebben te maken met burgers die soms weinig geneigd zijn de nodige inspanningen te leveren. Zij die er tot voor kort alleen maar begrotingsdiscussies aan wijdden, prijzen nu de gezondheidswerkers. Ze hebben het zwaar te verduren, maar houden stand. De wereldeconomie stort in en de beurzen zijn in paniek. Het in quarantaine plaatsen van vele steden en regio's en de tijdelijke onderbreking van een groot deel van het luchtverkeer compenseren de gemiste inspanningen na het klimaatverdrag van Parijs. Dieren blijven gespaard van de ziekte en huisdieren worden verwend nu heel wat mensen telewerken. Het leven vertraagt, maar zet zijn weg voort op onze mooie planeet.
Maar hoe zit het met overheidsopdrachten? Betalen zij ook het gelag van deze epidemie? Uiteraard. Liggen deze contracten stil of worden ze in ieder geval ernstig vertraagd? Zeker. Toch erkent de Belgische wetgeving inzake overheidsopdrachten overmacht niet als een geldige rechtvaardiging voor deze vertragingen. Herzieningsclausules kunnen weliswaar betrekking hebben op onvoorzienbare elementen, zowel in hoofde van de aanbesteder als in hoofde van de opdrachtnemer, maar het begrip overmacht maakt geen integraal deel uit van de regelgeving.
